6 dicas de como evitar banco de horas na empresa

Banco de horas elevado na empresa é sinal de alerta para o RH! Afinal, isso quer dizer que os colaboradores estão trabalhando além do prazo acordado no contrato, o que pode ser um indicativo de falhas na gestão.

A estratégia do banco de horas vem como uma alternativa para evitar o pagamento de horas extras.

Mas quando não é bem administrada, pode gerar problemas como excesso de trabalho, impacto no clima organizacional, queda na motivação e desenvolvimento de quadros como a síndrome de burnout.

E para impedir que este problema atinja a sua empresa, aqui você vai encontrar 6 estratégias para evitar a geração do banco de horas na empresa.

Continue a leitura e aproveite o conteúdo!

6 métodos eficientes para acabar com banco de horas

1. Crie uma política interna

Este é o ponto em que muitas empresas falham ao adotar o sistema de banco de horas.

Assim como as demais normas e condutas numa empresa, o processo de como e quando poderá ser aplicado o banco de horas deve estar claro e transparente para todos os colaboradores.

E isso pode ser feito por meio da criação de uma política interna para o sistema de compensação.

Nela, devem ser descritos todos os processos, pessoas responsáveis, direitos e penalidades aplicáveis para que o sistema funcione da melhor forma.

Dentre outros pontos a serem observados, estão:

• Liberações para a realização de horas adicionais;
• Funcionamento durante viagens comerciais e participação de eventos e treinamentos;
• Procedimento em casos de licenças, ausências e atrasos;
• Diretrizes sobre trabalho remoto e teletrabalho;
• Período de vigência da política.

Além disso, todos os colaboradores devem ter ciência dos direcionamentos descritos na política.

Por isso, este é um documento que deve ser assinado pelo funcionário e anexado ao seu contrato de trabalho.

Também é possível incluir o procedimento no manual de conduta da empresa, facilitando o acesso e a consulta sempre que necessário.

2. Mantenha os líderes informados

Se a missão é evitar o banco de horas, os principais responsáveis pelo seu cumprimento serão os líderes!

Eles são as pessoas com maior conexão e acesso aos colaboradores.

Por isso, para que o plano tenha bons resultados, eles precisam estar cientes da necessidade e trabalhar em conjunto com o RH para que a geração de horas seja reduzida ou mesmo evitada.

O primeiro passo é oferecer segurança e clareza sobre o processo.

Apresente para as lideranças quais problemas a empresa gera com o banco de horas e como isso pode impactar na saúde e bem-estar dos colaboradores.

Outro ponto é informar sobre a necessidade de aprovação antecipada em casos de exceder o horário de trabalho.

Em muitas empresas, o colaborador ultrapassa o horário de trabalho sem informar sua liderança sobre esta necessidade.

Por isso, os gestores de equipe devem estar seguros sobre as regras e limites que deverão impor para que o objetivo de redução seja alcançado.

Existem casos em que o líder pode se sentir intimidado pelo desrespeito de alguns colaboradores.

Aqui, o RH deve tomar o papel de principal apoio para a liderança, reforçando o posicionamento da nova política e esclarecendo as possíveis penalidades em casos de insubordinação.

3. Analise as demandas

Quanto maior o banco de horas de um colaborador, maior o sinal de que pode estar ocorrendo uma sobrecarga de atividades e responsabilidades.

Uma outra estratégia para evitar o saldo de horas positivas no banco dos colaboradores é realizar uma análise de como as demandas estão sendo distribuídas entre as pessoas do time.

Assim, para esta avaliação, algumas perguntas podem ser usadas como um direcionamento:

• Qual a razão para a geração de horas no banco?
• Outros colaboradores do setor estão passando pelo mesmo problema?
• O líder tem conhecimento sobre este comportamento?
• Quantas e quais responsabilidades o colaborador está assumindo?
• Elas poderiam ser redistribuídas entre a equipe?
• Este é um comportamento rotineiro ou pontual?

O ideal é que as demandas dos setores possam ser atendidas sem a necessidade de sobrecarregar um ou mais membros do time.

E, caso a redistribuição não resolva o problema, a contratação de estagiários para assumir responsabilidades de menor impacto pode ser uma solução.

4. Revise processos

Essa estratégia está conectada com a anterior. Nem sempre o problema do peso das demandas está no volume, mas na complexidade com que os processos devem ser feitos pela equipe.

E uma das formas de evitar o banco de horas é deixando os processos mais simples e otimizados, fazendo com que os colaboradores possam entregar as tarefas com qualidade, mas sem a necessidade de fazer horas além do estipulado em contrato.

Durante essa revisão, é preciso contar com o apoio dos líderes das áreas e colaboradores com maior nível de experiência.

Assim, será possível identificar e eliminar gargalos nos processos, além de promover soluções que agilizem o trabalho e a rotina das equipes.

5.   Estude a possibilidade de terceirizar

Como foi mencionado, a contratação de estagiários seria uma alternativa para reduzir as demandas e, consequentemente, evitar a geração de banco de horas.

Porém, esta é uma solução apenas em casos de atividades sem grande complexidade, que exigem pouca ou nenhuma especialização.

A contratação de profissionais terceirizados viabiliza a redistribuição de tarefas complexas e específicas.

Isso faz com que a empresa tenha a possibilidade de delegar entregas ou etapas de um processo para pessoas que sabem como executar a atividade com qualidade.

Dessa forma, a terceirização vai fazer com que a equipe não fique sobrecarregada e as demandas continuem sendo atendidas, mas sem a geração de banco de horas.

6. Capacite a equipe

Por fim, um dos pontos principais para que a empresa evite a geração de banco de horas no trabalho está na educação da equipe.

E isso está relacionado com aspectos que vão desde a adoção de práticas abusivas — como a realização de reuniões foram do horário de trabalho — até o conhecimento de técnicas sobre gestão do tempo e produtividade.

Ao capacitar o time sobre condutas e métodos para gerir o tempo de forma produtiva, os colaboradores podem entender quais modelos adotar para gerar mais resultados em um menor período.

Evitar o banco de horas é um desafio constante para o RH, mas que, ao seguir as dicas que descrevemos aqui sobre emprego e trabalho no Click Bahia, pode ser ultrapassado, gerando maiores benefícios para a empresa.